De Scouting Altenagroep bestaat uit verschillende speltakken met bijhorende leeftijdscategorieën. Op deze manier heeft elk lid de mogelijkheid zich met leeftijdsgenoten te ontwikkelen en diverse uitdagingen aan te gaan horend bij de leeftijd. In dit artikel zijn afspraken en besluiten vastgelegd die gemaakt zijn binnen de Scouting Altenagroep over lidmaatschap en contributie.
Leeftijdscategorieën
De Scouting Altenagroep is onderverdeeld in de volgende leeftijdscategorieën:
Bevers, 5 t/m 7 jaar
Welpen (Mowgli-, en Shanti-horde), 7 t/m 11 jaar
Scouts (water-, en landscouts), 10 t/m 14 jaar
Explorers (water,- en landexplorers), 14 t/m 17 jaar
Roverscouts, 17 t/m 21 jaar
Plusscouts, 21+
De blauwe vogels zijn niet per definitie leeftijdsgebonden maar richten zich op leden vanaf 10 jaar met een verstandelijke of lichamelijke beperking die een SBO of cluster 2, 3 of 4 school bezoeken.
Registratie nieuwe leden
De eerste dag dat een nieuw lid komt kijken dient direct het formulier ‘nieuw lid’ (of soortgelijk) ingevuld te worden, zodat betrokken stafleden alle belangrijke informatie hebben als naam, contactgegevens ouders, geboortedatum en eventueel allergieën of overige bijzonderheden. Elk nieuw lid mag maximaal 3 opkomsten vrijblijvend meekijken. Hierna dient de speltak het inschrijfformulier mee te geven. Deze dient vervolgens uiterlijk binnen 3 weken weer ingeleverd te zijn bij de staf van de speltak. Ingevulde inschrijfformulieren dient de staf per direct in te vullen in SOL en vervolgens te deponeren in de gesloten brievenbus in de hal. De penningmeester leegt deze brievenbus elke week ter verdere verwerking en ten behoeve van de afgegeven incasso. De inschrijfformulieren blijven in beheer bij de penningmeester.
Beëindiging lidmaatschap
Indien men besluit het lidmaatschap te beëindigen, dient dit gemeld te worden bij de ledenadministratie (
Voorbeeld 1: 5 maart opzeggen is per 1 april geen lid meer.
Voorbeeld 2: 15 april opzeggen is per 1 juli geen lid meer.
Contributie en debiteurenbeleid
Facturatie
Eenmaal per jaar gaat er een factuur naar alle leden met het bedrag en de data van de incassotermijnen. Voor nieuwe leden geldt dat zij na aanmelding in SOL een factuur naar rato toegestuurd krijgen. Deze factuur wordt per e-mail naar het door het lid opgegeven emailadres verzonden. Leden die geen machtiging tot incasso hebben afgegeven, dienen de volledige factuur binnen 30 dagen na factuurdatum te voldoen.
Contributie-inning
Voor leden die machtiging tot incasso hebben afgegeven zal aan het begin van ieder kwartaal de automatische incasso plaatsvinden. De leden die geen machtiging tot automatische incasso hebben afgegeven dienen aan het begin van het jaar het volledige bedrag zelf over te maken na ontvangst van de factuur.
Debiteurenbeleid
Alleen voor de leden die geen gebruik maken van automatische incasso of waarbij de automatische incasso niet lukt.
Betaaltermijn factuur: binnen 30 dagen na factuurdatum.
Indien de incasso niet gelukt is, zal er per mail contact gezocht worden met het betreffende lid, met de vraag of zij zelf voor de betaling willen zorgdragen. Mocht dit uitblijven dan zal onderstaande in werking worden treden.
Eerste herinnering: 60 dagen na factuurdatum.
Tweede herinnering: 90 dagen na factuurdatum tevens wordt contact gezocht.
Na 6 maanden: het lidmaatschap wordt beëindigd.
Contributie bij beëindigen lidmaatschap
Bij beëindiging van het lidmaatschap vóór de 10e van de laatste maand van het kwartaal stopt de automatische incasso het volgende kwartaal. Wanneer er na de 10e wordt opgezegd wordt er nog 1 kwartaal in rekening gebracht. Indien er geen machtiging tot incasso is afgegeven, wordt het lidmaatschap per 31 december van het jaar waarin de opzegging plaatsvindt beëindigd. Het betreffende lid blijft welkom tot de einddatum van 31 december. Contributie wordt niet gerestitueerd.
Overvliegen (Doorstroming naar andere speltak)
Een lid kan overvliegen naar een andere speltak in het kalenderjaar voordat het lid de uiterste leeftijd van de speltak heeft bereikt. In het kalenderjaar waarin het lid de uiterste leeftijd bereikt, dient het lid sowieso over te vliegen. Op deze manier blijven de gestelde leeftijdscategorieën intact en sluiten deze aan bij de overgang met bijvoorbeeld het voortgezet onderwijs. De stafleden van de vertrekkende speltak geven eenmaal per jaar de leden door aan de opvolgende speltak wie er op de nominatie staan om te mogen overvliegen. Het is vervolgens aan de opvolgende speltakken om gezamenlijk en in overleg met de huidige stafleden een plan van aanpak op te stellen en een meekijk en overvlieg moment te bepalen. Het overvlieg moment wordt voor de zomervakantie gepland zodat de nieuwe leden gelijk aan het nieuwe schooljaar bij de nieuwe speltak kunnen beginnen. Na het overvliegen mag er niet meer meegedraaid worden bij de oude speltak. Zolang de leden nog niet definitief zijn overgevlogen zijn de stafleden van de vertrekkende speltak uiteraard nog verantwoordelijk voor het betreffende lid! Het is dan ook aan deze stafleden om het advies en overgang hierin te begeleiden.
Uitzonderingen
In sommige gevallen komt het voor dat een bepaald lid gezien omstandigheden op een andere leeftijd wil overvliegen dan hierboven omschreven. In dat geval dient er door de stafleden van de huidige speltak contact te worden opgenomen met de speltakbegeleider om deze situatie te bespreken om zo een goede afweging te kunnen maken. Het maken van een uitzondering kan immers ook van invloed zijn op andere leden.
Registratie overvliegers
De speltak waaruit de leden overvliegen past de registratie in SOL aan en informeert het bestuur middels een e-mail aan
Genoemde formulieren zijn te vinden via de openbare Google Drive: