Aanstellingsbeleid vrijwilligers

We vinden het binnen de Altenagroep belangrijk dat leden binnen een sociaal veilige omgeving leuke en uitdagende Scouting activiteiten kunnen doen. Wie denkt aan kinderen, jongeren en Scouting, denkt direct aan spel, plezier en een uitdagend leven. Niemand associeert deze woorden met grensoverschrijdend gedrag. Toch is dit wel een van de belangrijkste zaken waar je binnen een vereniging alert op moet zijn, vooral ook al het gaat om vrijwilligers die de opkomsten mogelijk maken.

Een verplichte Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is één van de maatregelen die de Altenagroep treft om binnen onze leden een veilige omgeving te bieden. Daarnaast voeren wij niet alleen intakegesprekken maar hebben we ook conform Huishoudelijk Reglement van Scouting Nederland afgesproken dat de eerste drie maanden een proefperiode zijn. Daarbij is uiteraard is niet alleen de sociale veiligheid aan de orde, maar is het ook belangrijk dat een vrijwilliger past binnen het team of de speltak.

Als laatste vinden we het belangrijk dat een vrijwilliger ook een minimale leeftijd heeft, die past bij de groep waar hij of zij verantwoordelijk voor is.

Staflid: Volwaardig in staat (na inwerk periode) om de speltak te draaien en verantwoordelijkheid hierin
te nemen. In geval van noodsituaties in staat om hiernaar te handelen. Wordt meegeteld 
in het minimale aantal staf dat nodig is om de speltak te draaien

Hulpstaf: Staflid in opleiding die nog niet de leeftijd heeft bereikt waarvan we mogen verwachten dat deze
de volledige verantwoordelijkheid kan dragen om een speltak te draaien en te handelen in geval van
noodsituaties. Een hulpstaf mag niet gezien worden als vervanging van een staflid.

Hieronder wordt het beleid omtrent de aanstelling van vrijwilligers toegelicht.

Nieuwe vrijwilligers 

Nieuwe vrijwilligers worden geworven bij eigen leden, vrienden, bekenden of van mensen van buitenaf. De teamleider van de speltak meldt de nieuwe vrijwlliger als aspirant leiding aan bij de ledenadministratie na de eerste opkomst, waarna er een kennismakingsgesprek met de groepsbegeleider en/of afgevaardigde van het verenigingsbestuur wordt gehouden. Dit vindt plaats binnen ongeveer twee weken na de aanmelding. Bij dit gesprek wordt uitgelegd wat de groep van leiding verlangt, onder andere ook het volgen van de start- en programmatraining, komt de gedragscode aan de orde en het Huishoudelijk Reglement. In gezamenlijk overleg wordt gekeken waar de aspirant leiding het beste kan worden ingezet. De kennismaking kan ook bij meer speltakken worden gehouden nadien. Het verenigingsbestuur zal de aspirant leiding als aspirant leiding in ScoutsOnLine (SOL) inschrijven. 

Binnen vier weken na de start van de kennismaking wordt het meedraaien geëvalueerd. Als de conclusie is dat de aspirant leiding (voorlopig) blijft, dienen de volgende punten geregeld te worden.  

1. In de volgende groepsraad of via een e-mail aan alle leden van de groepsraad, wordt melding gedaan van die aspirant leiding en de speltak waar deze meedraait.  
2. De VOG aanvraag wordt gestart.
3. Gedragscode wordt ondertekend door de aspirant leiding en ingediend bij de ledenadministratie. 

Binnen zes weken na de start van de kennismaking dient de aspirant leiding een VOG te kunnen overleggen waaruit blijkt dat tegen de benoeming geen bezwaar is. Als de aspirant leiding dat niet kan dient zij/hij zijn inzet stop te zetten en zal geen aanmelding bij de Groepsraad plaatsvinden.  

Na de proeftijd van drie maanden (waarin aan minimaal tien opkomsten is deelgenomen) wordt een melding gemaakt aan de groepsraad. De groepsraad stemt over het aannemen van de nieuwe leiding, maar wanneer de bevoegdheid van aanstellen van nieuwe leiding is overgedragen aan de groepsbegeleider,  zal het advies van de groepsbegeleider en speltakleiding aan de groepsraad bindend zijn. 

Een voordracht voor nieuwe leiding wordt op de agenda vermeld van de eerstvolgende groepsraad. Als een lid van de groepsraad bezwaar heeft tegen de benoeming, wordt voor de vergadering contact opgenomen met de voorzitter. De voorzitter kan besluiten om nader onderzoek te doen en om de benoeming aan te houden. 

Wisseling van speltak(ken) 

De teamleider van de nieuwe speltak meldt de wijziging van het leidingteam aan via de ledenadministratie na de eerste opkomst, waarna er een gesprek met de groepsbegeleider en/of afgevaardigde van het verenigingsbestuur wordt gehouden binnen twee weken van aanmelding. In dit gesprek wordt uitgelegd wat de verwachtingen zijn en de reden van de overstap besproken.  

Het verenigingsbestuur zal de leidingrol in ScoutsOnLine wijzigen. 

Binnen vier weken na de start bij de nieuwe speltak wordt het meedraaien geëvalueerd door de teamleader van de speltak, waar ook de groepsbegeleider en/of verenigingsbestuur bij uitgenodigd kan worden.  

Binnen zes weken na de start van de kennismaking wordt er een melding gemaakt aan de leden van de groepsraad. Formeel stemt de groepsraad over het aannemen van de nieuwe leiding, of wanneer de bevoegdheid van aanstellen van nieuwe leiding is overgedragen aan de groepsbegeleider,  zal het advies van de groepsbegeleider en speltakleiding aan de groepsraad bindend zijn. 

Een voordracht voor nieuwe leiding wordt op de agenda vermeld van de eerstvolgende groepsraad. Als een lid van de groepsraad bezwaar heeft tegen de benoeming, wordt voor de vergadering contact opgenomen met de groepsvoorzitter. De groepsvoorzitter kan besluiten om nader onderzoek te doen en om de benoeming aan te houden. 

Aanstellen nieuwe teamleider 

Voor het goedkeuren van de teamleider is er op bovenstaande de uitzondering dat zij/hij wel schriftelijk door de groepsraad moet worden geaccepteerd. De proeftijd van een half jaar is ook hier van toepassing. Na de acceptatie binnen de groepsraad kan de nieuwe teamleider worden geïnstalleerd.