Bestuur & Organisatie
De Scouting Altenagroep bestaat uit verschillende speltakken met bijhorende leeftijdscategorieën. Op deze manier heeft elk lid de mogelijkheid zich met leeftijdsgenoten te ontwikkelen en diverse uitdagingen aan te gaan horend bij de leeftijd. In dit artikel zijn afspraken en besluiten vastgelegd die gemaakt zijn binnen de Scouting Altenagroep over lidmaatschap en contributie.
Leeftijdscategorieën
De Scouting Altenagroep is onderverdeeld in de volgende leeftijdscategorieën:
Bevers, 5 t/m 7 jaar
Welpen (Mowgli-, en Shanti-horde), 7 t/m 11 jaar
Scouts (water-, en landscouts), 10 t/m 14 jaar
Explorers (water,- en landexplorers), 14 t/m 17 jaar
Roverscouts, 17 t/m 21 jaar
Plusscouts, 21+
De blauwe vogels zijn niet per definitie leeftijdsgebonden maar richten zich op leden vanaf 10 jaar met een verstandelijke of lichamelijke beperking die een SBO of cluster 2, 3 of 4 school bezoeken.
Registratie nieuwe leden
De eerste dag dat een nieuw lid komt kijken dient direct het formulier ‘nieuw lid’ (of soortgelijk) ingevuld te worden, zodat betrokken stafleden alle belangrijke informatie hebben als naam, contactgegevens ouders, geboortedatum en eventueel allergieën of overige bijzonderheden. Elk nieuw lid mag maximaal 3 opkomsten vrijblijvend meekijken. Hierna dient de speltak het inschrijfformulier mee te geven. Deze dient vervolgens uiterlijk binnen 3 weken weer ingeleverd te zijn bij de staf van de speltak. Ingevulde inschrijfformulieren dient de staf per direct in te vullen in SOL en vervolgens te deponeren in de gesloten brievenbus in de hal. De penningmeester leegt deze brievenbus elke week ter verdere verwerking en ten behoeve van de afgegeven incasso. De inschrijfformulieren blijven in beheer bij de penningmeester.
Beëindiging lidmaatschap
Indien men besluit het lidmaatschap te beëindigen, dient dit gemeld te worden bij de ledenadministratie (
Voorbeeld 1: 5 maart opzeggen is per 1 april geen lid meer.
Voorbeeld 2: 15 april opzeggen is per 1 juli geen lid meer.
Contributie en debiteurenbeleid
Facturatie
Eenmaal per jaar gaat er een factuur naar alle leden met het bedrag en de data van de incassotermijnen. Voor nieuwe leden geldt dat zij na aanmelding in SOL een factuur naar rato toegestuurd krijgen. Deze factuur wordt per e-mail naar het door het lid opgegeven emailadres verzonden. Leden die geen machtiging tot incasso hebben afgegeven, dienen de volledige factuur binnen 30 dagen na factuurdatum te voldoen.
Contributie-inning
Voor leden die machtiging tot incasso hebben afgegeven zal aan het begin van ieder kwartaal de automatische incasso plaatsvinden. De leden die geen machtiging tot automatische incasso hebben afgegeven dienen aan het begin van het jaar het volledige bedrag zelf over te maken na ontvangst van de factuur.
Debiteurenbeleid
Alleen voor de leden die geen gebruik maken van automatische incasso of waarbij de automatische incasso niet lukt.
Betaaltermijn factuur: binnen 30 dagen na factuurdatum.
Indien de incasso niet gelukt is, zal er per mail contact gezocht worden met het betreffende lid, met de vraag of zij zelf voor de betaling willen zorgdragen. Mocht dit uitblijven dan zal onderstaande in werking worden treden.
Eerste herinnering: 60 dagen na factuurdatum.
Tweede herinnering: 90 dagen na factuurdatum tevens wordt contact gezocht.
Na 6 maanden: het lidmaatschap wordt beëindigd.
Contributie bij beëindigen lidmaatschap
Bij beëindiging van het lidmaatschap vóór de 10e van de laatste maand van het kwartaal stopt de automatische incasso het volgende kwartaal. Wanneer er na de 10e wordt opgezegd wordt er nog 1 kwartaal in rekening gebracht. Indien er geen machtiging tot incasso is afgegeven, wordt het lidmaatschap per 31 december van het jaar waarin de opzegging plaatsvindt beëindigd. Het betreffende lid blijft welkom tot de einddatum van 31 december. Contributie wordt niet gerestitueerd.
Overvliegen (Doorstroming naar andere speltak)
Een lid kan overvliegen naar een andere speltak in het kalenderjaar voordat het lid de uiterste leeftijd van de speltak heeft bereikt. In het kalenderjaar waarin het lid de uiterste leeftijd bereikt, dient het lid sowieso over te vliegen. Op deze manier blijven de gestelde leeftijdscategorieën intact en sluiten deze aan bij de overgang met bijvoorbeeld het voortgezet onderwijs. De stafleden van de vertrekkende speltak geven eenmaal per jaar de leden door aan de opvolgende speltak wie er op de nominatie staan om te mogen overvliegen. Het is vervolgens aan de opvolgende speltakken om gezamenlijk en in overleg met de huidige stafleden een plan van aanpak op te stellen en een meekijk en overvlieg moment te bepalen. Het overvlieg moment wordt voor de zomervakantie gepland zodat de nieuwe leden gelijk aan het nieuwe schooljaar bij de nieuwe speltak kunnen beginnen. Na het overvliegen mag er niet meer meegedraaid worden bij de oude speltak. Zolang de leden nog niet definitief zijn overgevlogen zijn de stafleden van de vertrekkende speltak uiteraard nog verantwoordelijk voor het betreffende lid! Het is dan ook aan deze stafleden om het advies en overgang hierin te begeleiden.
Uitzonderingen
In sommige gevallen komt het voor dat een bepaald lid gezien omstandigheden op een andere leeftijd wil overvliegen dan hierboven omschreven. In dat geval dient er door de stafleden van de huidige speltak contact te worden opgenomen met de speltakbegeleider om deze situatie te bespreken om zo een goede afweging te kunnen maken. Het maken van een uitzondering kan immers ook van invloed zijn op andere leden.
Registratie overvliegers
De speltak waaruit de leden overvliegen past de registratie in SOL aan en informeert het bestuur middels een e-mail aan
Genoemde formulieren zijn te vinden via de openbare Google Drive:
Heb je vragen over de Altenagroep, het bestuur of wil je meer informatie over één van de speltakken? Hieronder zijn alle contactgegevens opgenomen van de Scouting Altenagroep.
AlgemeenScouting Altenagroep
Rijksstraatweg 105 4254XC Sleeuwijk (Alleen bezoekadres)
|
CorrespondentieadresSecretaris Altenagroep Rijksstraatweg 50 |
AdministratieIBAN: NL60 RABO 0368 7554 36
Informatie met betrekking tot lidmaatschap en contributie |
Bestuur
06 - 43 11 05 03 (Marco) |
VertrouwenspersoonHetty van den Berg Informatie: Vertrouwenspersoon |
Vertrouwenspersoon (extern)John Stevens |
BeversHendrik-Jan vd Spoel |
Blauwe VogelsEsther Peerlkamp
06 - 38 89 38 80
|
Welpen Mowgli-hordeVincent van Hiele |
Welpen Shanti-hordeDewi Bure |
WaterscoutsSander Vink |
LandscoutsWesley Kant |
LandexplorersBart Hofland |
RoverscoutsDaan Kroon |
Plusscouts (21+) |
Voor het lidmaatschap van Scouting Altenagroep dient u kennis te nemen van onderstaande algemene voorwaarden en geeft u hierop, middels ondertekening van het inschrijfformulier, akkoord. Dit akkoord is noodzakelijk voor het juist kunnen uitvoeren van de overeenkomst (lidmaatschap) en voor het opslaan en mogen gebruiken van persoonsgegevens.
- De Scouting Altenagroep behoudt zicht het recht voor om tussentijds de algemene voorwaarden te wijzigingen.
Inschrijven
- Met de inschrijving bij de Scouting Altenagroep verklaart het lid (of wettelijke verzorger indien het lid jonger dan 18 jaar is) zich bekend met de inhoud van de algemene voorwaarden.
- Inschrijving vindt plaats door het inleveren van een ingevuld en ondertekend inschrijfformulier. Het formulier is verkrijgbaar bij de stafleden van betreffende speltak en moet daar ook weer worden ingeleverd.
- Ieder lid van Scouting Altenagroep is via dit lidmaatschap tevens lid van Scouting Nederland. Alle rechten en plichten die aan dit lidmaatschap zijn verbonden, staan in het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland. Deze is te vinden op: https://www.scouting.nl/ondersteuning/juridische-zaken/huishoudelijk-reglement
Gebruik persoonsgegevens
- Alle leden van de Scouting Altenagroep worden geregistreerd in Scouts Online (SOL); dit is de online ledenadministratie van Scouting Nederland. De gegevens zijn vertrouwelijk en alleen in te zien door de stafleden van de betreffende speltak, penningmeester of geautoriseerde personen binnen de Scouting Altenagroep.
- Alle gegevens op het inschrijfformulier worden overgenomen in SOL en hierin opgeslagen.
- De ingevulde inschrijfformulieren worden gearchiveerd en bewaard bij de penningmeester. Archiveren is noodzakelijk voor het kunnen uitvoeren van overeengekomen incassoverplichting en/of registratie van toestemming voor gebruik persoonsgegevens.
- De opgeslagen persoonsgegevens worden gebruikt voor het delen van informatie met leden en ouders/ verzorgers over activiteiten, agenda, voor registratie van activiteiten of bij groepsindelingen binnen speltakken.
- De Scouting Altenagroep slaat bijzondere persoonsgegevens als medicijngebruik op. Deze kunnen binnen het stafteam worden gedeeld indien dit in het belang van het betreffende lid wordt geacht.
- Voor het verkrijgen van subsidie van de gemeente Altena is de Scouting Altenagroep verplicht om 1 keer per jaar naam, adres, woonplaats en geboortedatum te delen van alle ingeschreven leden. Bijzondere persoonsgegevens of andere contactgegevens worden niet gedeeld.
- Mutaties in de persoonlijke gegevens van het lid en opzeggingen moeten schriftelijk worden doorgegeven via de ledenadministratie (
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. ). Via deze weg worden ook de stafleden geïnformeerd. - Het privacy beleid van Scouting Altenagroep maakt onderdeel uit van de algemene voorwaarden en zijn hier te vinden: Privacybeleid
Contributie
- Per kalenderjaar zal middels een e-mail de factuur verzonden worden met hierop het contributiebedrag en de incassotermijnen voor het komende jaar.
- Voor leden die machtiging tot incasso hebben afgegeven zal elke 26ste van de maand de automatische incasso plaatsvinden.
- Voor leden die geen machtiging tot incasso hebben afgegeven dient het volledige bedrag in 1 keer betaald te worden.
- De volgende betalingsvoorwaarden worden gehanteerd:
- Betaaltermijn factuur: 30 dagen
- Eerste herinnering: 60 dagen na factuurdatum
- Tweede herinnering: 90 dagen na factuurdatum
- Na 6 maanden: het lidmaatschap wordt beëindigd. - Scouting Altenagroep heeft het recht de contributie jaarlijks te verhogen. U wordt hierover aan het begin van het jaar geïnformeerd.
Beëindigen lidmaatschap
- Indien men besluit het lidmaatschap te beëindigen, dient dit gemeld te worden bij de ledenadministratie (
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. ). - De opzegtermijn bij betaling middels automatische incasso betreft 1 kalendermaand, waarbij vóór de eerste van de maand opgezegd dient te zijn. Indien een jaar vooruit betaald is blijft het lid welkom tot de laatste opkomst van het betreffende kalenderjaar. Restitutie van reeds betaalde contributie is niet mogelijk.
Voorbeeld: Voor 1 september opzeggen is per 1 oktober geen lid meer. - Na beëindigen van het lidmaatschap zullen alle persoonsgegevens in SOL worden gearchiveerd. Deze gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden om voor een activiteit oud-leden te kunnen bereiken en zijn enkel beschikbaar voor geautoriseerde leden.
- Het volledige beleid omtrent lidmaatschap en contributie maakt onderdeel uit van de algemene voorwaarden en hier te vinden: Lidmaatschap.
Inhoud
3 Evenementen, kampen en activiteiten
1. Algemeen
Scouting Altenagroep hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van haar leden en vrijwilligers. Persoonlijke gegevens worden door de Altenagroep dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. De Altenagroep houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de wet Bescherming persoonsgegevens stelt.
Als lid van de Altenagroep ben je automatisch lid van Scouting Nederland (SN) en sta je geregistreerd in Scouts Online (SOL). Om deze reden sluit de Altenagroep zich aan bij het privacy beleid zoals deze is opgesteld door SN. Dit beleid is te vinden op www.scouting.nl > Juridische zaken > “Privacywetgeving (AVG / GDPR)”. In dit privacy beleid staat beschreven hoe SN persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op alle bij SN aangesloten organisatieonderdelen.
Naast SOL maakt de Altenagroep ook gebruik van eigen systemen (zoals e-mail, aanmeldbrieven, ledenlijsten enzovoorts) waarin persoonsgegevens kunnen worden gebruikt. Dit document beschrijft ons beleid en is een aanvulling op het beleid van SN. Deze aanvulling omschrijft hoe de Altenagroep haar eigen bescherming van persoonsgegevens borgt.
Note: contactgegevens van genoemde functies kunnen worden gevonden in “Organisatie structuur Scouting Altenagroep”; vigerende versie.
1.1. Definitie persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de algemene verordening persoonsgegevens (AVG). Gegevens zijn persoonsgegevens als de gegevens informatie bevatten over een natuurlijke persoon; en die persoon identificeerbaar is zoals naam, (email)adres, telefoonnummers en bankgegevens maar ook geloofsovertuiging of medicatie.
1.2. Geheimhouding
Leden die permissie hebben persoonsgegevens (zowel algemene als bijzondere gegevens) te registreren en/ of te raadplegen in SOL, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken.
1.3. Omgaan met vertrouwelijke informatie
In dit beleid staan de meest voorkomende situaties beschreven waarbij we in aanraking komen met persoonsgegevens. Er blijven echter altijd situaties die anders zijn dan verwacht en gemist zijn in ons beleid.
Het belangrijkste is dat elke persoon binnen de Altenagroep de verantwoording neemt om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Laat nooit ledenlijsten, inschrijfformulieren, kampbriefjes en dergelijke onbeheerd achter, maar zorg dat ze ten alle tijden zorgvuldig opgeborgen worden. Indien iemand toch onzorgvuldig omgaat met dergelijke gegevens, dient deze persoon hier direct op aangesproken te worden.
Indien persoonsgegevens onbeheerd achtergelaten zijn is de vinder verplicht dit te melden middels de procedure datalekken.
1.4. Verklaring omtrent gedrag (VOG)
Alle vrijwilligers binnen Scouting Altenagroep dienen in het bezit te zijn van een geldige “Verklaring omtrent gedrag” (VOG) omdat deze mogelijk in aanraking komen met vertrouwelijke gegevens. Binnen de Altenagroep streven we er naar dat deze niet ouder mag zijn dan drie jaar. Deze VOG kan kosteloos worden aangevraagd via de Altenagroep. Op deze manier proberen we te waarborgen dat al onze leden getoetst worden door ministerie van Justitie en veiligheid.
1.5. Bewaren van persoonsgegevens
Het verenigingsbestuur heeft een matrix opgesteld (“Matrix persoonsgegevens Altenagroep”; vigerende versie) waarin staat aangegeven welke persoonsgegevens de Altenagroep bewaard, wat we met deze gegevens doen en met welke reden. Deze lijst is te allen tijde op te vragen bij de privacy functionaris.
Voor persoonsgegeven waarvoor geldt dat deze niet strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk van de Altenagroep wordt toestemming gevraagd van de betrokkene. Deze toestemming wordt zorgvuldig geborgd en kan te allen tijde worden ingetrokken door betrokkene, echter niet met terugwerkende kracht.
2. Communicatie
Scouting Altenagroep maakt gebruik van veel verschillende manieren van communicatie zoals brieven (hard-copy of digitaal), e-mail en diverse WhatsApp groepen. In dit hoofdstuk staat beschreven hoe de Altenagroep omgaat met de persoonsgegevens en wie toegang heeft tot de diverse onderdelen of communicatiemiddelen.
2.1. E-mail
2.1.1. Algemene mail
Alle speltakken van Scouting Altenagroep hebben elk een eigen, algemeen e-mail adres met het altenagroep.nl domein waar iedereen met vragen of opmerkingen terecht kan. Deze e-mail adressen zijn openbaar en worden vermeld op het brievenhoofd van de Altenagroep en op de website of andere media.
E-mailberichten gericht aan deze adressen worden doorgestuurd naar de privé-mailbox van de betreffende teamleider van de speltak. Wie deze persoon is staat vermeld in het brievenhoofd.
De ontvanger van deze e-mailberichten dient deze gegevens vertrouwelijk te behandelen en mag deze berichten niet doorsturen naar derden zonder dat dit strikt noodzakelijk is.
De e-mailberichten via het algemene mailadres (
Sommige staf-, of bestuursleden maken ook gebruik van een mailadres in het @altenagroep.nl domein, denk hierbij aan werkgroepen of personen met een bijzondere functie. E-mailberichten berichten gericht aan deze mailadressen worden een op een doorgestuurd naar de persoonlijke mailbox(en) van deze perso(o)n(en). Naar welke perso(o)n(en) deze mail berichten worden doorgestuurd staat beschreven in het document “Organisatiestructuur Scouting Altenagroep”; vigerende versie.
2.1.2. Mailing naar meerdere personen
Naast de brieven op papier worden ook veel brieven of informatie digitaal verspreid naar leden, ouders of vrijwilligers. Mailberichten welke gericht zijn aan meerdere personen mogen nooit persoonsgegevens bevatten. Het verspreiden van bijvoorbeeld een ledenlijst is dan ook niet toegestaan. Daarnaast dienen alle geadresseerden onzichtbaar te zijn door alle mailadressen te vermelden in de BCC.
In sommige gevallen is het noodzakelijk om persoonsgegevens te delen, bijvoorbeeld voor groepsindelingen. In dergelijke gevallen dienen de persoonsgegevens beperkt te worden tot het hoogst noodzakelijke; bijvoorbeeld een voornaam.
2.1.3. Interne distributielijst
Het bestuur en vrijwilligers hebben de mogelijkheid middels één e-mailadres een gehele speltak of werkgroep te bereiken. Een e-mail naar dit adres wordt via een mailserver doorgestuurd naar de verschillende privé mailadressen welke hieraan gekoppeld zijn.
Deze groepsadressen zijn alleen voor intern gebruik en mogen niet openbaar gemaakt worden.
Indien er een wijziging plaats vindt in de werk,- of stafgroep dient dit direct doorgegeven te via
2.1.4. Beheer van e-mail en distributielijsten
Alle mailadressen welke eindigen met het “altenagroep.nl” domein zijn eigendom van Scouting Altenagroep en we streven er naar dat dit op korte termijn volledig word beheerd door het verenigingsbestuur. De leden van het verenigingsbestuur registreren de toegang tot de mailserver en kunnen e-mail adressen toevoegen of verwijderen.
2.1.5. Onderling mailverkeer
Staf, en bestuursleden van de Scouting Altenagroep maken voor interne, onderlinge communicatie gebruik van de eigen privé mailboxen. De Altenagroep heeft hierdoor niet de mogelijkheid toe te zien op het gebruik hiervan.
Staf, en bestuursleden worden geacht verantwoording te nemen en eventuele persoonsgegevens welke in deze mailbox terecht komen als vertrouwelijk te behandelen.
2.2. Brieven
Geen van de brieven (zowel digitaal als op papier) mag persoonsgegevens bevatten anders dan gegevens van de schrijver zelf of de contactgegevens zoals vermeld op het standaard briefhoofd van Scouting Altenagroep.
Indien een brief als doel heeft meerdere personen te informeren over de indeling van teams of groepen dienen de persoonsgegevens beperkt te worden tot het hoogst noodzakelijke.
2.3. WhatsApp groepen
Indien er binnen een speltak gebruik gemaakt wordt van een WhatsApp groep dient voorafgaand aan het toevoegen van desbetreffende perso(o)n(en) eerst schriftelijk toestemming gegeven te worden.
3 Evenementen, kampen en activiteiten
3.1. Aanmelden evenementen en activiteiten
3.1.1. Digitale aanmelding
Digitale aanmeldformulieren dienen alleen in SOL opgemaakt te worden. Op deze manier kan Scouting Altenagroep middens het SN beleid garanderen dat er zorgvuldig met de persoonsgegevens wordt omgegaan.
Het digitaal aanmelden voor evenementen en activiteiten heeft te allen tijde de voorkeur.
3.1.2. Analoge aanmelding
Indien een lid of vrijwilliger zich aanmeldt voor een activiteit middels een papieren opgaveformulier dient het opgavestrookje vertrouwelijk behandeld te worden. Dit houd in dat direct het zorgvuldig opgeborgen dient te worden in een map, kast of in geval van buitenlocatie een tas, dusdanig dat derden hier geen toegang tot hebben.
Na het betreffende evenement dienen de opgavestrookjes vernietigd te worden.
3.3. Kampadministratie
Indien voor een kamp of andere meerdaagse activiteit een papieren administratie met persoonsgegevens noodzakelijk is dient deze zorgvuldig opgeborgen te worden, dusdanig dat alleen stafleden indien noodzakelijk deze gegevens kunnen inzien.
Na het beëindigen van een kamp of activiteit dient deze administratie vernietigd te worden,
4. Ledenadministratie
4.1. Tijdelijk contactformulier
Indien een potentieel nieuw lid komt meekijken wordt er te allen tijde een formulier ingevuld waarop de contactgegevens staan van deze persoon. Dit is nodig om in geval van nood de ouders te kunnen bereiken. Dit formulier dient door de betreffende stafleden direct in gesloten map/ kast of bij buitenlocatie in een tas opgeborgen te worden, zodanig dat deze niet toegankelijk zijn voor derden.
4.2. Inschrijfformulier nieuw lid
Indien een nieuw lid of ouders hiervan een ingevuld inschrijfformulier inleveren dient deze in een gesloten enveloppe te zitten of alsnog hierin te worden gestopt en indien nodig opgeborgen te worden in een gesloten kast. Betreffende speltak overhandigt deze enveloppe aan de gegevensbeheerder van de Altenagroep.
Eventueel kan het formulier ook digitaal verstuurd worden naar
Omdat dit een formeel document betreft wordt In beide gevallen wordt het formulier gearchiveerd voor ten minste de duur van het lidmaatschap.
4.3. Bewerken en inzien van persoonsgegevens
Voor het verwerken van persoonsgegevens committeert Scouting Altenagroep zich aan het beleid van Scouting Nederland.
4.4. Recht der vergetelheid
De persoon van wie wij de gegevens verwerken kan het verzoek indienen bij de functionaris voor de gegevensbescherming deze gegevens te wissen. Op het moment dat dit verzoek wordt ingediend zal Scouting Altenagroep de gegevens van deze persoon wissen.
Het is echter niet mogelijk achteraf namen of gegevens te wissen uit bijvoorbeeld logboeken, kampkranten of andere reeds verspreide analoge informatie.
5. Media
5.1. Foto’s
Binnen Scouting Altenagroep worden veel foto’s gemaakt van diverse opkomsten en activiteiten. Deze foto’s worden voor verschillende doeleinden gebruikt als kampverslagen, logboeken, sociale media, website of een regionale krant.
In principe kunnen alle foto’s door Scouting Altenagroep gebruikt worden voor bovenstaande doeleinden. Er worden echter nooit foto’s geplaatst van:
- Geïsoleerde, schaars geklede leden
- Foute foto’s (een foto waarop iets anders aan de hand lijkt dan er werkelijk gebeurd)
- Foto’s die een lid in verlegenheid kunnen brengen
- Foto’s waarvan ouders en/ of leden hebben verzocht deze te verwijderen
- Leden welke verzocht hebben geen foto’s van hen te maken en/ of verspreiden.
5.2. Social media
Alle stafleden binnen Scouting Altenagroep hebben de mogelijkheid om foto’s of berichten (content) op de social media van de Altenagroep te plaatsen. Hiervoor hebben we een social media protocol opgesteld. Dit protocol bevat de richtlijnen waar wij ons binnen de Altenagroep aan houden. Daarnaast kunnen leden uiteraard zelf ook diverse content plaatsen op zijn/ haar persoonlijke pagina. Via deze weg kan de content ook worden gelinkt aan de Altenagroep.
Het bestuur van de Altenagroep ziet toe op het gebruikt van de door haar beheerde social media kanalen, maar controleert niet actief de berichtgeving over de Altenagroep op de persoonlijke pagina’s. Wel worden leden aangesproken indien er signalen of berichten komen van fout media gebruik en waar nodig wordt verzocht de betreffende content te verwijderen.
Fout media gebruik is onder andere wanneer:
- Een lid in verlegenheid wordt gebracht
- Foto’s (waar mogelijk*) niet zijn getoetst aan het fotobeleid
- Op welke manier ook gediscrimineerd wordt
- Content negatieve berichtgeving bevat over individu of speltak
- Welke persoonsgegevens bevat, anders dan een foto (anders dan van de schrijver zelf)
*De stafleden hebben kennis van de leden welke niet in social media benoemd mogen worden, echter de leden zelf niet. Het is dus mogelijk dat er ondanks ingediend bezwaar toch dergelijke foto’s via niet-Altenagroep kanalen op internet verschijnen. De Altenagroep kan hiervoor niet verantwoordelijk worden gehouden.
Het is niet toegestaan om namen en andere persoonsgegevens te noemen op de social media kanalen van de Altenagroep.
5.3. Bezwaar & klachten media
Op het inschrijfformulier voor nieuwe leden is er de mogelijkheid bezwaar te maken tegen het gebruik of maken van foto’s.
Indien u op een later moment bezwaar wilt maken of indien er klachten zijn over berichtgeving op de diverse kanalen kan dit per email kenbaar gemaakt worden bij de functionaris voor de gegevensbescherming of bij inschrijving op het inschrijfformulier.
De actuele contactgegevens zijn terug te vinden op de contactenlijst. Uiteraard kan er ook contact worden opgenomen met de vertrouwenspersoon binnen Scouting Altenagroep.
6. Procedure datalekken
Indien om wat voor reden dan ook persoonlijke informatie over leden van Scouting Altenagroep of gerelateerde personen (denk hierbij aan ouders, vrienden, familie) onbeheerd zijn of onbedoeld in handen zijn gekomen van derden (zowel via internet als op papier) dient dit ten alle tijden gemeld te worden middels de procedure datalekken.
Ook indien er een verhoogd risico bestaat op het lekken van data (bijvoorbeeld onrechtmatige toegang tot accounts, incorrecte rechten/ functies in SOL, incorrecte maillijsten) dient dit via deze procedure gemeld te worden.
De procedure is te allen tijde op te vragen bij de functionaris voor de gegevensbescherming van de Altenagroep.
NOTE: Dit beleid is opgesteld en verspreid wegens inwerkingtreden van de AVG op 25 mei 2018. Dit beleid is echter nog niet volledig en zal de komende periode worden bijgewerkt. Voor vragen omtrent privacy kan ten alle tijden contact worden opgenomen met de functionaris voor de gegevensbescherming
Scouting Altenagroep bestaat uit een stichting en een vereniging met beide een eigen bestuur dat zorg draagt aan de ondersteuning van de groep. Beide besturen hebben regelmatig samen overleg over het rijlen en zeilen van de Altenagroep. Ze zijn ook beide vertegenwoordigd in de groepsraad.
De Stichting Scouting Altenagroep beheert het troephuis aan de Rijksstraatweg 105 in Sleeuwijk en de vloot waarmee de waterscouts en waterexplorers in de Biesbosch varen. Ze faciliteren het onderhoud en zullen op aangeven van de vereniging tot vervanging overgaan zodat het voor de Vereniging Scouting Altenagroep beschikbaar blijft. Daarnaast draagt de stichting ook de zorg voor de ligplaats aan de Steenen Muur en onderhoud de relatie met de gemeente Werkendam en lokale brandweer. Het stichtingsbestuur zorgt voor een veilige omgeving en de huisvesting waar de leden van Scouting Altenagroep zich thuis kunnen voelen.
De Vereniging Scouting Altenagroep ondersteunt de vrijwilligers en leden en zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. Het verenigingsbestuur is verantwoordelijk voor de ledenadministratie, inning van de contributie en stelt budgetten beschikbaar voor de speltakken om een afwisselend programma te kunnen bieden. Ook zorgt het verenigingsbestuur voor ondersteuning bij vrijwilligers of speltakken. Het verenigingsbestuur onderhoudt regelmatig contact met de gemeente, andere (sport-)verenigingen en omwonenden. Waar nodig wordt aanvullend overleg gepleegd met de Scouting regio ‘de Baronie’, Admiraliteit No8 en Scouting Nederland.
Alle vrijwilligers van Scouting Altenagroep hebben een VOG, het verenigingsbestuur zorgt voor de aanvragen van nieuwe vrijwilligers, in samenspraak met de teamleiding.
Organisatiestructuur Altenagroep
Bestuursleden
Het verenigingsbestuur bestaat uit de onderstaande personen:
Remco van Wensveen Hoefweg 6 |
Joren Jumelet |
Michaël Zevenbergen |
Marco van Steen |
Peter Peerlkamp |
Stefan Vuurens |
Bestuursleden worden gekozen voor een termijn van 3 jaar waarna zij herkozen kunnen worden. Heb je interesse in een bestuursfunctie? Kijk bij vrijwilligers voor de actuele vacatures en contactgegevens.